L'ufficio legale di giorno moderno si basa sostanzialmente sul sistema del computer e la rete su cui opera. Creazione di documenti, la modifica e la ritenzione è indissolubilmente legata al sistema di computer dell'ufficio e spesso lasciati vulnerabili al furto o pirateria tramite connessione internet aperta di cui l'impresa. Come si espande il potere e il potenziale di internet, le minacce a personali e della privacy documento aumentare proporzionalmente. Se si esegue un ufficio azienda, uno studio legale o una piccola impresa, la protezione sicura dei vostri documenti privati spesso rappresentano la differenza tra vittoria e perdita in una causa legale.
Una connessione internet costantemente aperta può agire come un ingresso attraverso i vari tipi di hacker o accidentale ricercatori possono accedere e perdita di informazioni riservate. Sicuro sicuro documenti e attuare politiche efficaci volte a rete globale e la protezione del computer, può non solo portare alla fuga di informazioni personali e riservate, può spesso essere utilizzato come prova in una causa legale. Questa realtà è aggravata dal recente passati emendamenti al regolamento federale di procedura civile per quanto riguarda il rilevamento elettronico dei documenti in azioni legali. Le regole di individuazione elettronica stabiliscono una preferenza verso la scoperta di documentazione elettronica, che comprenderà il sentiero dei metadati che ogni modifica documento lascia dietro di sé.
A causa delle regole di recente passato electronic discovery, individuazione di informazioni elettroniche è presumibilmente valido e accettato. A causa di questo nuovo sviluppo nella scoperta modelli di documentazione che pensava di essere private e riservate, informazioni e avversari possono ora essere divulgate, spesso involontariamente attraverso la divulgazione di informazioni elettroniche. Un reparto IT ben addestrato può trovare informazioni incorporate e prove in informazioni divulgate che mai avrebbe dovuti essere divulgato. Tali pericoli non solo soggetto la società o ditta di divulgazione involontaria di informazioni private, ma possono anche sottoposti a responsabilità personale se le informazioni divulgate inavvertitamente dannosamente impatti a terzi cui informazioni erano presumibilmente riservate.
Ordinariamente, le modifiche apportate a un documento, mentre non apparente sullo schermo del computer, sono incorporate nel documento stesso e possono essere facilmente ottenute da un professionista qualificato. Queste modifiche vengono registrate come metadati. Rispetto alle modifiche del documento, un passo che può essere assunto durante l'utilizzo di programmi di Microsoft Word è quello di eseguire il rendering di un documento come un documento protetto. Per farlo, è necessario andare al menu Strumenti e selezionare 'Proteggi documento' prima di inviarlo a chiunque per le modifiche. Quando si sceglie di proteggere un documento, le uniche modifiche che possono essere fatti ad esso sono commenti e le modifiche rilevate. Queste modifiche non diventano parte del documento fino a quando non si sceglie di 'Rimuovi' e modificare il documento stesso. Questo metodo consente pertanto chiedere revisori per fare commenti direttamente nel documento Microsoft Word che li inviano. Questa tattica può non garantire contro tutti i metadati sentieri, ma un metodo e sistema che può essere impiegato per aiutare a ridurre i rischi. Al fine di attenuare i rischi inevitabilmente ad affrontati la continua espansione dell'uso di internet e del commercio elettronico, combinato con le regole di rilevamento elettronico più indulgente, tutti i tipi di aziende devono Istituto di politica protezionista documentazione.
Mentre il rischio di divulgazione confidenziale non può mai essere completamente eliminato, la chiave per realizzare il sistema in modo ottimale efficace è quello di trovare un equilibrio che permette un'efficiente gestione del rischio. Garantire e sistemi di produzione, stoccaggio e smaltimento sicuro documento devono essere utilizzati da tutte le imprese e le aziende per aiutare a ridurre l'esposizione e proteggere informazioni private e riservate da entrambi legali avversari e hacker malintenzionato. Inoltre, un sistema efficace revisione legale deve essere utilizzato per aiutare a determinare lo stato di alcune forme di documentazione, al fine di classificare detta documentazione come informazioni privilegiate o non privilegiato. Ottenere l'assistenza di uno studio legale o avvocato con esperienza nel trattare con la privacy, problemi di conservazione e produzione di documento può aiutare a garantire la tutela di un'azienda verso il futuro ed è preziosi in caso di una causa legale in sospeso. Un avvocato con una chiara comprensione delle regole di individuazione pertinenti e l'emergente tecnologia può servire come un consulente chiave nella progettazione e determinazione le protezioni adeguate sulla privacy contenute all'interno del sistema di protezione del documento ideale.
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