Metadati per definizione sono data su data. Lascia una scia elettronico di tutte le modifiche a un documento elettronico: modifiche, autori, periodi e date di accesso e modifiche, nonché le informazioni di routing. Meta dati possono dirvi:
• Chi ha detto che cosa?
• Che cosa sapeva?
• Chi ha fatto cosa?
• Quanto tempo è stato speso il documento?
• Chi ha creato il documento?
• Dove il documento è stato?
• Quante volte il documento è stato modificato?
• Se e da quale il documento è stato stampato?
• Commenti privati e precedenti bozze del documento
Metadati sono nascoste informazioni criptate in molte applicazioni elettroniche, tra cui WordPerfect, Microsoft Word, PowerPoint ed Excel. Questi dati possono contenere informazioni riservate, che si vorrebbe non divulgate a terzi. Gran parte di queste informazioni è invisibile agli utenti di routine, viene creata automaticamente e non può essere impedito.
Anche se un documento è protetto da password, una notevole quantità di metadati possono essere individuate anche se non è possibile aprire il documento stesso. Avvocato contenzioso civile può utilizzare i metadati come un efficace croce strumento di esame.
Perché contenzioso civile avvocati e commercialisti vuole sapere sui metadati:
Litigators civile sono sempre più inviare documenti via e-mail durante i negoziati e scoperta. Più avvocati contenzioso civile stanno realizzando la vulnerabilità di condivisione dei dati elettronici con i clienti, opposing counsel e tribunali.
Vostra ditta aggressivamente può utilizzare i metadati su opposing counsel e i loro clienti e gli altri possono utilizzare contro di voi. Questo mette il vostro relazioni con la clientela in pericolo. Da inavvertitamente rivelare informazioni riservate contenute nei metadati, avrebbe violato avvocato client di privilegio.
Il modo più comune per proteggere contro i metadati è quello di non copiare e incollare da un documento a quello successivo. Assicurarsi che "turn off veloce Salva" è selezionato nei prodotti Microsoft. Assicurarsi di accettare o rifiutare tutte le modifiche apportate a un documento, se "revisioni sono attivati." È anche una buona idea una volta che il documento è completo, che essere convertito in un documento PDF. File PDF mantengono molto meno dei metadati rispetto ad altre forme di documenti, soprattutto quelli creati da Microsoft. È possibile convertire un documento in un file PDF utilizzando il software Adobe Acrobat, o qualsiasi numero di applicazioni gratuite on-line e stand-alone che può essere trovato sul web, ad esempio http://www.expresspdf.com/.
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