Le imprese mantengono normalmente copia della corrispondenza e memo. Lontano spesso, tuttavia, non estendere questa pratica alla posta elettronica corrispondenza. corrispondenza e-mail non è diverso allora il vostro lavoro di ufficio normale. È necessario tenere copie di tutto questo per proteggere il vostro business in qualsiasi contenzioso.
Attualmente, solo le banche e broker-dealer sono tenuti a conservare e-mail e instant messaging documenti per tre anni sotto la US Securities and Exchange regole della Commissione. A partire dal luglio 2006, tutte le aziende pubbliche saranno inoltre tenuti a farlo ai sensi della legge Sarbanes-Oxley.
Nonostante queste leggi, la vostra abitudine e pratica dovrebbe essere quello di conservare copie di tutta la corrispondenza e-mail. La posta elettronica è considerato prove e tribunali sono martellamento imprese che non tengano registri e-mail. I giudici sono spesso sentenza che l'incapacità di mantenere e produrre dischi e-mail, il business in questione è nascosto prove fondamentali.
Nel recente Perelman V. contenzioso Morgan Stanley, pronuncia di un giudice sul fallimento di Morgan Stanley per produrre email è stata fattore fondamentale per l'emissione di un verdetto 1,45 miliardi dollari. Sulla base della mancata produzione di documenti di posta elettronica, il giudice Elisabetta Maass emesso una sentenza attesa di giudizio, che in effetti trovato Morgan Stanley ha cospirato per frodare Perelman con un accordo del 1998. Morgan Stanley non è l'impresa convenuta solo ad avere questo problema.
Nell'estate del 2004, UBS è stato trovato da un giudice di aver "deliberatamente distrutto" prova email in un caso di discriminazione. UBS è stata condannata a pagare le spese e una giuria ha restituito un verdetto 29 milioni dollari.
Email Politica
Per proteggere il vostro business, è necessario disporre di una procedura in atto per mantenere le comunicazioni e-mail generato attraverso il business. L'incapacità a tenere questi record può portare a decisioni in controversie che la vostra attività deliberatamente distrutto le prove. In questo caso, il giudice può emettere significative sanzioni pecuniarie, si trova automaticamente in alcun modo responsabili o adottare altre misure severe che assicurano una vittoria per l'attore. Come se questi sviluppi non sono sufficientemente cattivi, esiste un secondo rischio associato a comunicazioni di posta elettronica.
Il mantenimento di comunicazioni e-mail, tuttavia, può avere un lato negativo. Il problema sorge, ovviamente, quando una comunicazione contiene affermazioni che sono dannosi per la tua azienda. Sì, la proverbiale Catch-22 situazione.
Al fine di evitare tali disastri, la tua azienda deve sviluppare una politica chiara on comunicazioni di posta elettronica e formare tutti i dipendenti a rispettare con tale politica. I dipendenti devono capire il contesto economico non è quello in cui gli scherzi, il commento irriverente e così dovrebbe essere effettuato in comunicazioni di posta elettronica.
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